Liever luisteren dan lezen? Dat kan. Dit artikel heb ik ook als TIMcast-aflevering voor je.
Je kent ze wel. Die e-mails waarvan je denkt: ‘‘the f*ck zeg je nou eigenlijk?’’ Je leest ‘m nog een keer. En nog een keer. ‘‘Ligt het aan mij?’’, denk je. Nee, het ligt niet aan jou. Negen van de tien mensen vinden het lastig om een goede e-mail te schrijven. En weet je wat? Dat is het ook. Dus. Lees verder en schrijf voortaan e-mails die beter op je ontvangers overkomen dan de e-mails die je nu schrijft.
Ok, schrijven kunnen we allemaal denken we. Maar nee. Bijna niemand kan dat. Een e-mail schrijven dan? Nee, ook niet. Ondanks het feit dat ‘we’ het allemaal dagelijks doen. Tijd dus om het te leren. Goed nieuws: het léren schrijven van een goede e-mail is makkelijker dan het schríjven van een goede e-mail.
All you need is deze drie stappen. Dan zit je op een redelijk niveau en voorkom je die eerder genoemde ‘‘the f*ck zeg je nou eigenlijk?’’ bij je ontvanger.
Stap 1 - Waarom ga je een e-mail sturen?
Checkcheck: zit je collega naast je? Loop ernaartoe. Klinkt grappig, is het niet. Ik ken serieus mensen die elkaar mailen terwijl ze naast elkaar zitten. Get your lazy ass van je bureaustoel en open je mond, zou ik zeggen.
Dus. Checkcheck.
Je gaat iemand mailen waar je niet naast zit. Is e-mail het handigste medium? Checkt die persoon zijn e-mail binnen een termijn die past bij jouw boodschap? Ik ken namelijk redelijk wat mensen die één keer per week hun e-mail beantwoorden - like me bijvoorbeeld. Als jij morgen een antwoord van me wilt, kun je me beter bellen. Of appen. Of een LinkedIn-DM sturen.
Dus. Checkcheck.
Je gaat iemand mailen en weet dat e-mail daarvoor het juiste medium is.
Mooi, dan kun je nu naar stap 2.
Stap 2 - Aan wie ga je een e-mail sturen?
Sommige mensen scannen als een soort stuiterbal gevuld met hete pepersaus door een e-mail heen. Dan weet je: er gaan veel details verloren, ik kan beter kort en bondig zijn. Wil je die persoon uitgebreider spreken? Stel dan voor om even te bellen, videobellen of in real life te spreken. Wat ook kan: je hebt stap 1 overgeslagen en e-mail is niet het juiste kanaal voor wat je wilt bereiken.
Andere mensen lezen zorgvuldiger en zijn juist gevoelig voor details. In dat geval kun je iets uitgebreider van stof zijn en hou je extra rekening met de bewoording die je kiest. Overigens bedoel ik met ‘uitgebreid’ niet 'wollig’ en bedoel ik dat je altijd rekening moet houden met de bewoording die je kiest, maar nu éxtra.
Ook niet onbelangrijk: wat voor soort persoon ga je mailen Om je op weg te helpen die persoon in kaart te brengen:
Spreekt en schrijft deze persoon formeel of informeel?
Wat weet die persoon al over wat jij te vertellen hebt?
Wat voor invloed heeft die persoon op wat jij te vertellen hebt?
Dat soort vragen helpen je te bepalen of je een mail persoonlijk of to the point insteekt. Of je uitgebreid introduceert waarom en waarover je mailt of dat je dat kunt overslaan. En of je die persoon informeert, inspireert of activeert - een directe collega heeft evenveel invloed als jij, je manager of iemand ‘onder jou’ zit bijvoorbeeld in een respectievelijke ‘beoordelingsmodus’ of ‘orderopvolgmodus’.
Voor alle duidelijkheid: ik geloof niet zo in hiërarchie, orders en managers die managers managen, maar zo werken veel organisaties nu eenmaal. En dus is het soms slim daar rekening mee te houden.
Stap 3 - Wat ga je precies vertellen?
Zo. Je bent aanbeland bij je eerste letter.
De kunst is om een duidelijke, zo kort mogelijke e-mail te schrijven. Met ‘zo kort mogelijk’ bedoel ik niet ‘gebruik zo min mogelijk woorden en maak daar een sport van’, maar ‘schrijf een e-mail die niet langer is dan nodig voor het doel en de persoon waarop je de mail richt’.
Hoe pak je dat aan? Daar heb ik een handig schema voor.
Als het goed is heb je een kernboodschap. Die kernboodschap kun je onderverdelen in maximaal drie sub-boodschappen, want je schrijft geen boek maar een e-mail. Dat ziet er dus zo uit:
Punt 1
Punt 2
Punt 3
Door die punten heen loopt als het goed is een rode draad. Die rode draad, dat is je kernboodschap.
Lukt het je niet om één rode draad aan te brengen in de maximaal drie punten die je met je mail wilt overbrengen? Dan is het waarschijnlijk een goed idee om meer dan één e-mail te sturen of te constateren dat je nogal van de hak op de tak springt en dat dat niet bepaald bijdraagt aan de leesbaarheid van je mail. Sterker nog, de kans is groot dat je lezer denkt ‘‘the f*ck zeg je nou eigenlijk?’’
Zo, nu weet je waarom je een mail stuurt, heb je stilgestaan bij de persoon die je mailt en weet je wat je wilt overbrengen.
Dan sluit ik af met vijf concrete tips die je helpen je e-mail scherper neer te zetten:
Open persoonlijk als dat kan. Heb je net iemand gesproken of heb je het de vorige keer ergens over gehad? Kom daar op terug, dan begin je je mail meteen met een persoonlijke, positieve noot.
Zet opsommingen in bullets, zo blijft je e-mail overzichtelijk.
Zet links naar webpagina’s op logische plekken, onder de gerelateerde woorden, bijvoorbeeld ‘check ook mijn online masterclass ‘Schrijven zoals Freddie Mercury zingt’.
Gebruik witregels. Zo voorkom je lange lappen tekst en hou je je mail overzichtelijk en leesbaar.
Sluit niet af met ‘Met vriendelijke groet’, dat is zo’n beetje de meest afgezaagde en onpersoonlijke begroeting die je kunt bedenken, dus draagt dat niet bij aan de persoonlijke connectie die je met een e-mail nastreeft. Net zoals dat je nooit begint met ‘Geachte’.
Succes.
Vond je dit een waardevol artikel? In een verfrissende toon? Mooi. Ik heb nog veel meer voor je. Op mijn blog natuurlijk, maar de échte juicy juice krijg je via mijn Brief van de Maand, die inmiddels bijna 2.000 professionals van me krijgen.